1. 個人情報を取得する時の目的を明確に

個人情報を取得する際に、どういった目的で個人情報を取得し利用するのか予め本人に伝えておく必要があります。

個人情報を取得する際は、直接本人に伝えるか、予めウェブサイトや店頭などで、公表する必要があります。

ただし、利用目的が明らかである場合は、逐一本人に伝える必要はありません。
例えば、商品を購入する前に同意を得ていて、その商品の配送する時に、配送業者の伝票に住所や名前を記入することは、配送目的での利用が明らかである場合は、逐一本人の同意を得る必要はありません。

2. 個人情報を利用する範囲

個人情報を目的以外で利用しないように、徹底しましょう。
目的以外で、利用する場合は、事前に本人の同意を得ておく必要があります。

3. 個人情報の管理をしっかりと行う

取得した個人情報が、従業員を含め、簡単に外部へ持ち出されることがないように、パソコン等のデータファイルであればアクセス制限やパスワードを掛けてセキュリティレベルを高めておきましょう。
一方、紙媒体の場合は、キャビネットや金庫など施錠できる環境を整え、こちらも簡単には持ち出されることないようにしておきましょう。
従業員の情報も、個人情報にあたるので、これもしっかりと管理する必要がございます。

4. 個人情報を勝手に第三者に渡さない

何らかの理由で、第三者に個人情報を知らせるときは、事前に本人の確認を取ってから渡すようにしましょう。

もちろん渡す前に、その第三者にも適切に扱うように指導する必要があります。
例えば、下請けの工事業者に、ある個人宅の修理を依頼する場合、直接その工事業者から連絡する必要がある場合には、事前に依頼主個人に情報を提供することを同意を得ておく必要があります。

ただし、前述したとおり、配送業者への住所記載については、目的が明らかとなるため、この限りではありません。また、警察など法令に基づく場合なども、同意を得ること無く、個人情報を第三者に渡すことができます。

5. 本人からの開示請求には応じる

保有している個人情報について、その本人から開示や訂正などを請求されたら、企業は対応しなければなりません。

また、利用目的を問われた場合に、しっかりと回答できるようにしておく必要があるため、専任の担当者を決めておいて、対応するるのが良いでしょう。

これを読んでおきましょう。

個人情報保護委員会のサイトに、中小企業向けのページがございますので、ご一読をおすすめします。
中小企業サポートページ（個人情報保護法）